Functieomschrijving of functieprofiel maken

Het doel van een goed Functieprofiel of een goede Functieomschrijving is de kandidaten duidelijk te maken waar hij gaat werken en wat zijn werkzaamheden worden. Een goed functieprofiel zorgt er ook voor dat je tijdens het contact met de kandidaat je kan focussen op de persoon en de motivatie en minder tijd kwijt bent met uitleg over de organisatie en de afdeling. Kortom, hoe beter de functieomschrijving of het functieprofiel, hoe efficiënter de recruitmentprocedure zal zijn. Heb jij hulp nodig bij het maken van een functieomschrijving? Neem gerust contact met ons op.

Werkgeversprofiel

De functieomschrijving begint bij het werkgeversprofiel. Het werkgeversprofiel zou voor alle vacatures vergelijkbaar moeten zijn. Voor grote organisaties kunnen accentverschillen worden toegepast, zodat de focus ligt op het onderdeel van de organisatie waar de kandidaat gaat werken. Kleinere organisaties kunnen zich beperken tot één uniform werkgeversprofiel.

Een wervend werkgeversprofiel zorgt er ook voor dat de kandidaat het bedrijf blijft volgen. Zelfs als de functie niet past bij de kandidaat, gaat de kandidaat de werkgever wellicht volgen en reageren op een functieprofiel die wel bij de kandidaat past.

Afdelingsomschrijving

Binnen grote organisaties is het van belang dat de werkzaamheden en de doelstellingen van de afdeling worden beschreven. Op deze manier kan de kandidaat de taken en verantwoordelijkheden in het perspectief van de afdeling en de organisatie plaatsen. De uitdaging daarbij is om op correcte wijze de sfeer op de afdeling te karakteriseren. Dit is relevant aangezien het bij het matchen tussen kandidaat en functie niet alleen gaat om de functie-eisen en de taken en verantwoordelijkheden, maar ook of de persoon past binnen het team van de afdeling.

Functieomschrijving

Een functieomschrijving kan je zo uitgebreid of bondig maken als je zelf wilt. Als het voor de lezer maar duidelijk is wat de functie inhoud en de verwachtingen zijn van de opdrachtgever. De kandidaat moet zich een getrouw beeld kunnen vormen hoe zijn dagen er uit gaan zien. Hoe beter het beeld dat geschetst wordt hoe groter de kans dat de nieuwe werknemer succesvol wordt als hij is begonnen. Denk aan de volgende onderdelen in de functieomschrijving:

• Titel van de functie
• Positie binnen de organisatie en de afdeling
• Werkzaamheden
• Verantwoordelijkheden en taken

Verantwoordelijkheden en taken

Om de overzichtelijkheid van de functieomschrijving te vergroten, kan in deze alinea een puntsgewijze opsomming gegeven worden van de verantwoordelijkheden en taken. Dit is overzichtelijk voor de kandidaten die vacatureteksten eerst scannen, alvorens de tekst te lezen en zich te verdiepen in de functie.

Functie-eisen

Onder functie-eisen worden de verwachtingen van de kandidaat vermeld, waar moet de kandidaat aan voldoen om in aanmerking te komen voor de openstaande vacature. Bij de functie-eisen moet een balans gevonden worden tussen de droom kandidaat en een te algemeen omschrijving. De kans dat de droom kandidaat reageert is klein of kan lang duren, terwijl een te ruime omschrijving ervoor zorgt dat er een stapel reacties binnen komt die verwerkt moet worden. Indien het voorgaande aantrekkelijk omschreven is, de functie-eisen weinig specifiek, zal de stapel reactie alleen maar groeien. Denk bij functie-eisen aan:

• Opleiding
• Certificaten
• Werkervaring
• Sector kennis
• Persoonlijkheid
• Contract form en eventueel salaris niveau

Sollicitatie procedure

Het verdiend aanbeveling de sollicitatieprocedure zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven, voor zover mogelijk met tijdslijnen. Om dit waar te maken, zal je de procedure ook intern moeten afstemmen. Edoch, goede kandidaten kunnen kiezen uit functies en de top drie frustraties van kandidaten zijn: 1) langzame terugkoppeling, 2) slechte communicatie en 3) vertraagde besluitvorming.

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een functieomschrijving of zoek je zelf kandidaten voor een functie? Neem gerust contact met ons op via e-mail: info@ts.eu of via telefoon: +31 (0)20 530 4380.