Een gebrek aan functiescheiding

Febrauri, 2003

Eind juli 1995 ontvangt de voorzitter van de Raad van Bestuur van Daiwa Bank in Tokyo een brief van dertig kantjes. Hierin maakt Toshihide Iguchi, executive vice-president van Daiwa in New York, bekend circa 1,1 miljard dollar verloren te hebben met de handel in US Treasury Bonds. In de brief legt Iguchi uit dat hij afgelopen elf jaar verliezen in zijn handelsactiviteiten verborgen heeft weten te houden door de custody-gegevens te vervalsen.

In de jaren vijftig opende Daiwa bank haar eerste vestiging in de VS. Veertig jaar later was Daiwa Bank de op vijf na grootste bank van Japan en nummer twaalf op de wereldranglijst. Als dienstverlening voor haar klanten begon Daiwa te handelen in US Treasury obligaties en groeide zij in de jaren tachtig uit tot een belangrijke speler, hetgeen in 1986 werd beloond met de status van ‘primary market dealer’. Als gevolg van de fraude en de manier waarop het management hier vervolgens mee omging werd Daiwa Bank in 1996 gedwongen zich terug te trekken van de Amerikaanse markt. De fraude bij Daiwa was uiteindelijk een van de grootste in de geschiedenis van de financiële wereld en nog circa 200 miljoen Amerikaanse dollar groter dan de fraude bij Barings. Het feit dat Daiwa zelf de verliezen heeft kunnen opvangen, heeft er waarschijnlijk voor gezorgd dat deze fraude minder tot de verbeelding spreekt dan de hier eerder besproken gevallen (Banking Review, nummer 7 en 8, 2002).

Iguchi en zijn verantwoordelijkheden

Iguchi is een in Japan geboren Amerikaan, die psychologie studeerde aan een Amerikaanse universiteit. In 1977 trad hij in dienst bij Daiwa, alwaar hij ging werken in de backoffice en verantwoordelijk werd voor de custody-activiteiten. De custody-afdeling was verantwoordelijk voor het administreren en in bewaring nemen van effecten voor Daiwa en haar klanten, het ontvangen dan wel leveren van effecten bij aankoop- en verkooptransacties en het uitkeren van rente en dividend over de in bewaring gehouden effecten. De effecten die Daiwa aanhield waren voor een deel eigendom van Daiwa zelf, vanuit haar eigen posities, en voor een deel van klanten die deze bij Daiwa in bewaring hadden gegeven. De T-obligation effecten werden namens Daiwa weer door Bankers Trust bewaard, waar Daiwa een sub-custody bewaarrekening aanhield. Bankers frust rapporteerde aan de custody-afdeling van Daiwa en niet rechtstreeks aan de klanten van de bank. Het was de taak van Daiwa’s custody-afdeling om de bewaarrekening van Bankers Trust te reconciliëren met de eigen administratie. De rapportages naar de klanten van Daiwa en de toezichthouders werden gemaakt op basis van de eigen administratie. De klanten op hun beurt reconcilieerden de door Daiwa gemaakte rapportages tegen hun eigen administratie. In 1984 kreeg Iguchi een nieuwe functie als handelaar in T-obligations. Ondanks deze nieuwe functie bleef hij ook verantwoordelijkheden dragen voor de custody-afdeling in de backoffice. Deze twee verantwoordelijkheden behield hij totdat hij zijn fraude bekende.

Gebrek aan functiescheiding

Het kantoor in New York was in eerste instantie gevestigd op Broadway, in downtown Manhattan, het financiële district. Later, in 1986, verhuisde Daiwa met toestemming van het Japanse Ministerie van Financiën naar een kantoor aan Rockefeller Plaza in midtown Manhattan. Daiwa rapporteerde aan het Japanse Ministerie van Financiën dat de handelsactiviteiten zouden worden geconcentreerd in het midtown kantoor.
Hier was de directie gevestigd en kon voldoende toezicht op de handelsactiviteiten worden gehouden. Daiwa hield de kantoorruimte downtown aan om een kantoor in de buurt van Wall Street te hebben voor de afwikkeling van effectentransacties. Iguchi had als hoofd van de custody-afdeling zijn kantoor downtown. Echter, met het verplaatsten van de handelsactiviteiten naar het nieuwe midtown kantoor ontstond er een probleem: hij kon niet gelijktijdig verantwoordelijk zijn voor de custody-activiteiten in het downtown kantoor en handelen op de beurs vanuit het midtown kantoor. Het idee was dat Iguchi zich niet meer met de handelsactiviteiten bezig ging houden. Echter, de feitelijke situatie was dat er na 1993 nog steeds gehandeld werd van het downtown kantoor, dat Iguchi de handelaren van dit kantoor superviseerde en dat Iguchi ook zelfstandig handelde. Dit alles gebeurde met medeweten van Daiwa’s directie. Gezien de eis van functiescheiding was het al ongewenst dat Iguchi zowel verantwoordelijkheden had in de front- als de backoffice, maar door de het verplaatsen van een deel van de staf naar het midtown kantoor was het voor de directie nog moeilijker toezicht te houden. Dit gebrek aan functiescheiding was vergelijkbaar met de positie van Nick Leeson bij Barings (in dezelfde periode) en kwam in die tijd meer voor bij kleine organisaties. Toezichthouders en accountants waarschuwden echter toen al voor de risico’s van dergelijke structuren. De voorgenomen scheiding van verantwoordelijkheden tussen de kantoren werd door Daiwa ook aan de FED gemeld. Echter, het werd niet geëffectueerd. Om de handelsactiviteiten in het downtown kantoor verborgen te houden voor de toezichthouders werden ten tijde van controles de handelaren tijdelijk verhuisd naar het midtown kantoor en werd het handelsgedeelte van het dowtown kantoor als opslagruimte vermomd. Uiteindelijk onthulde Daiwa in 1993 deze praktijk aan een controleur van de FED.

De verliezen

Kort nadat Iguchi in 1984 als handelaar begon leed hij zijn eerste verlies, een bedrag van 200,000 dollar. Hij probeerde dit verlies met agressieve handel goed te maken, maar verloor alleen maar meer. De verliezen liepen gestaag op, van 31 miljoen dollar in 1984 tot het drievoudige in 1987. Deze verliezen werden in 1987 via een juridische entiteit op de Kaaiman eilanden weggeboekt. Uiteindelijk hadden de verliezen in 1995 een omvang van meer dan 1 miljard dollar bereikt. Iguchi wilde zijn baan niet verliezen en besloot de verliezen te verbergen. Zelf zei hij hier later over: “Er is altijd een manier om je verlies op te vangen. Zolang die mogelijkheid er is, kun je twee dingen doen: je geeft het verlies toe, verliest je gezicht en je baan; of je wacht tot de gelegenheid zich voordoet om het verlies weer goed te maken.” De verliesgevende transacties werden niet in de administratie van Daiwa opgenomen. Slechts winstgevende delen van de transacties werden opgenomen, om de indruk te wekken dat de handel in T-obligations winstgevend was. In de loop der jaren werden steeds complexere handelsstrategieën gebruikt om specifieke, winstgevende delen van transacties te kunne opnemen in de boeken. De verliezen werden gedekt door T-obligaties die in bewaring waren bij de custodian te verkopen. Tot november 1990 verkocht Iguchi ook T-obligation vanuit Daiwa’s eigen positie. Uiteraard werden deze verkopen niet in de boeken van Daiwa opgenomen.

Misleiding van de reconciliatie

De bankoverzichten van de custodian, Bankers Trust, werden aan het hoofd van de custody-afdeling, Iguchi, gezonden. Iguchi nam deze in ontvangst en vervalste de afschriften vervolgens, eerst op een typemachine en later op een tekstverwerker. Op de vervalste afschriften kwamen de posities overeen met de posities zoals deze getoond werden in de boeken van Daiwa; als ware er geen sprake van ongeautoriseerde verkopen. Iguchi hield de originele rekeningoverzichten van Bankers Trust zelf. Toen de fraude aan het licht kwam had hij deze originele overzichten nog allemaal beschikbaar. Daiwa’s custody-afdeling had als taak om de rekeningen bij Bankers Trust te reconcilieren met de interne administratie bij Daiwa. De daadwerkelijke reconciliatie werd uitgevoerd door de mede werkers, de betreffende functionarissen kregen de voor de reconciliatie vervalste rekeningafschriften echter van hun baas, Iguchi, De medewerkers hadden geen onafhankelijk inzicht in de Bankers Trust rekeningen, bijvoorbeeld middels een inkijkfunctie of het onafhankelijk ontvangen van bankafschriften. Ze vergeleken de overzichten die ze van Iguchi kregen met de gegevens uit de eigen administratie waar Iguchi de transacties had ingevoerd. Logischerwijs werden geen problemen geconstateerd. Van tijd tot tijd instrueerde cliënten van Daiwa, op basis van de van Daiwa ontvangen (valse) rekeningoverzichten, om effecten over te boeken. Daarnaast moesten cliënten geregeld rente ontvangen over de T-obligations. In deze gevallen verkocht Iguchi meer T-obligation van de Bankers Trust bewaarrekeningen en gebruikte de inkomsten om de benodigde stukken terug te kopen of de couponrente uit te keren aan de cliënten die daar recht op hadden. In totaal verkocht Iguchi via ongeveer 30.000 ongeoorloofde transacties over een periode van 11 jaar voor 377 miljoen dollar aan T-obligation effecten betrof eigen posities van Daiwa. Geen van deze 30.000 ongeoorloofde transacties werd door administrateurs of toezichthouders opgemerkt. Niet alleen aan cliënten werden valse overzichten verstrekt om de werkelijke stand van zaken te verbergen. Ook aan controle-instanties als de FED werden valse voorstellingen van zaken gegeven en geleden verliezen verborgen gehouden. Daiwa was verplicht om de FED ieder kwartaal een overzicht van assets en liabilities te verstrekken. Daiwa rapporteerde over de periode van de fraude stelselmatig een incorrecte voorstelling van zaken om de verliezen verborgen te houden. De valse rapportage aan de FED ging zelfs door nadat intern de fraude aan het licht was gekomen. In het rapport over het tweede kwartaal van 1995 dat werd opgesteld nadat de fraude eind juli intern bekend werd, rapporteerde Daiwa aan de FED een totaal van ruim 615 miljoen dollar. Hiervan had Iguchi inmiddels ongeveer 600 miljoen dollar verkocht.

Ontdekking van de fraude

Uiteindelijk bekende Iguchi de fraude, in een brief op 13 juli 1995 aan de voorzitter van Daiwa’s Raad van Bestuur. Iguchi verkeerde in eerste instantie in de veronderstelling dat hij interne regels had overtreden en was zich er niet van bewust dat hij fraude had gepleegd. Via zijn bekentenis wilde Iguchi de fraude intern bekend maken en Daiwa de gelegenheid geven de situatie te redden. Tegen eind juli was intern bij het management van Daiwa NY bekend welke fraude er was gepleegd en wat de omvang ervan was. Daiwa besloot de zaak in eerste instantie niet te melden aan de FED, maar gaten te vullen. In de kwartaalrapportage aan de FED werden dan ook de bedragen gemeld alsof men geen weet had van de fraude, terwijl de directie op dat moment al wist dat de bedragen niet klopten. Daarnaast gaf de directie van Daiwa New York Iguchi de opdracht om door te gaan met de frauduleuze handelingen totdat een oplossing was gevonden. Zo geïnstrueerd ging Iguchi nog vier weken na het intern bekend worden van de fraude door met verkopen van effecten van cliënten om aan leververplichtingen en rentebetalingen van ande re cliënten te kunnen voldoen.
Medio augustus reconstrueerde Iguchi in het huis van de general manager van Daiwa NY de posities in ontbrekende T-obligation effecten, aan de hand van de bestaande administratie van Daiwa (die de fictieve positie weergaf) en de afschriften van de bewaarrekening van Bankers Trust (die de werkelijke, verhandelbare positie weerg af). Het totale tekort aan T-obligation effecten werd vastgesteld op 377 miljoen dollar voor cliënten van Daiwa en ruim 600 miljoen dollar voor rekening van Daiwa zelf. De autoriteiten in Tokio werden drie weken na de bekentenis van Iguchi van de fraude op de hoogte gebracht. Op dat moment wist de FED nog nergens van. Ook de Japanse autoriteiten hebben de FED niet ingelicht. Het feit dat de Japanse autoriteiten de FED niet hebben ingelicht, heeft de bancaire relaties tussen de VS en Japan onder druk gezet. De geloofwaardigheid van de Japanse toezichthouder en de kredietwaardigheid van Japanse banken werden door dit schandaal behoorlijk aangetast. De toeslag die de Japanse banken in die tijd moesten betalen boven AIBOR, is volgens sommige bronnen in die periode ook gestegen van 0,1 naar 0,25 procent. Hierdoor werden de kosten van het lenen voor de gehele Japanse banksector hoger.

De interne audit

Daiwa NY was voornemens de fraude voor de FED verborgen te houden en de verliezen over te hevelen naar Japan, om zo van Daiwa New York dat Iguchi op verlof zou zijn ten tijde van de audit, waardoor de audit wel uitgesteld moest worden. Iguchi was in die periode in het huis van de general manager bezig de posities en transacties in ontbrekende T-obligation effecten te reconstrueren. Half augustus hebben medewerkers van Daiwa de directeur van Daiwa NY er al op gewezen dat Daiwa verplicht was de fraude te rapporteren. En dat, indien Daiwa in gebreke zou blijven, medewerkers persoonlijk aansprakelijk zouden kunnen zijn. Hierop heeft de directeur gezegd dat hij alle verantwoordelijkheid voor het laat rapporteren op zich zou nemen. Uiteindelijk hebben op 15 en 18 september, twee maanden na het intern bekend worden van de fraude, vertegenwoordigers van Daiwa de FED geïnformeerd dat Iguchi een verlies voor Daiwa NY had veroorzaakt van 1,1 miljard dollar.

De gevolgen

Daiwa werd aangeklaagd op 24 punten, waaronder het belemmeren van de controlefuncties van de FED, het geven van valse en frauduleuze verklaringen, het vervalsen van de eigen administratie met als doel de FED en andere instanties te misleiden, het verbergen van strafbare feiten, het niet doen van aangifte over geconstateerde strafbare feiten en samenzwering. Iguchi werd veroordeeld tot vier jaar gevangenisstraf en 2,6 miljoen dollar boete. Dat bedrag was de verwachte opbrengst van een boek dat hij over deze aak zou kunnen schrijven. Daiwa zelf kreeg een boete van 340 miljoen dollar en werd gedwongen al haar bancaire activiteiten in de VS, met uitzondering van vermogensbeheer, te staken. Naar aanleiding van de fraude werd een groep van elf senior executives van Daiwa door aandeelhouders van Daiwa voor de rechter in Osaka, Japan gedaagd. De executives werden in september 2000 door de Japanse rechter veroordeeld tot het betalen van meer dan 750 miljoen dollar schadevergoeding aan de bank, omdat ze er niet in geslaagd warden de medewerker tegen te houden in zijn frauduleuze handelingen. Iguchi zei zelf later in een interview met Time Magazine: “Ik was er niet op uit om de bank te beroven. Ik was niet sterk genoeg om mijn eigen verliezen toe te geven. Terugkijkend had ik mezelf ergens onderweg kunnen stoppen. Ik wou dat er iemand anders was geweest die het voor mij gestopt had.

Robi Dattatreya is Managing Partner bij Total Solutions Europe BV en Guido Kalmijn is Business Consultant bij ABN AMRO Asset Management.

Andere artikelen