De backoffice en de ondergang

December, 2002

In de voorgaande editie van Banking Review hebben wij de fraude van 690 miljoen dollar bij AIB tegen de meetlat van de elementaire controles in een operations omgeving gehouden. In dit artikel bekijken wij in hoeverre de elementaire controles in acht waren genomen bij de fraude van Nick Leeson, die Barings in 1995 op de rand van de afgrond heeft gebracht.

Nick Leeson trad in 1989 in dienst bij Barings in Londen, waar hij hoofdzakelijk werkzaam was op de settlement-afdeling'. In april 1992 werd Nick Leeson door Barings Londen naar Singapore gestuurd om in de lokale vestiging het settlement-proces op te stellen. Later, in 1992, werd besloten dat Leeson ook betrokken zou worden bij de handelsactiviteiten van Barings Futures Singapore (BFS) en in juli van dat jaar begon hij ook als floormanager op de SIMEX. Het idee was dat Leeson alleen orders zou uitvoeren van andere Barings-kantoren en van klanten. Uiteindelijk had BFS vier klanten, waarvan er drie andere Baringskantoren waren. Leeson werd geacht zich binnen deze richtlijnen te bewegen en te rapporteren over zijn transacties en resultaten. In 1993 werd Leeson's rol uitgebreid van uitvoering van orders naar handel voor eigen rekening. Deze handel voor eigen rekening bestond voornamelijk uit arbitrage van prijsverschillen tussen identieke optie- en futurecontracten op de SIMEX enerzijds en de Japanse beurzen van Tokio en Osaka anderzijds. Leeson werd geacht te handelen binnen 'intraday'-handelslimieten en geen ongedekte posities tot de volgende dag aan te houden.

Organisatiestructuur

Nick Leeson was binnen BFS zowel verantwoordelijk voor de front- als de backoffice. Men vond de kosten van een aparte manager voor de backoffice te hoog. Als gevolg hiervan waren er geen 'onafhankelijke' administratie en rapportages over de handelsactiviteiten van Leeson. Barings hanteerde in de periode 1993-95 een matrixstructuur, waarbij functionele en regionale lijnen door elkaar liepen. De supervisie van BFS was onduidelijk en onvoldoende formeel geregeld. Diverse hoofden deelden het toezicht op BFS. Barings Securities Londen zou toezicht moeten houden op de handelsactiviteiten, Barings Securities Japan werden verwacht toezicht te houden op de risico's van de intraday handelsactiviteiten en Barings Singapore had een rol in het toezicht op de Operations-afdeling toegedicht gekregen. Omdat de managers van Barings op elkaar vertrouwden om toezicht te houden op Leeson, was er feitelijk geen effectief toezicht op diens handel en wandel. Barings Londen veronderstelde zelfs dat Leeson's handelsactiviteiten weinig risico maar grote verdiensten met zich meebrachten. In 1994 werd binnen Barings de conclusie getrokken dat de organisatie relatief 'ongecontroleerd' was. De interne accountantsafdeling van Barings signaleerde de falende controlestructuur bij BFS, maar merkte hierbij op dat het handelsactiviteiten betrof namens andere Barings-kantoren, zodat deze feitelijk werden gecontroleerd aan de hand van reconciliatie van voorschotten en transacties. Als reactie op de bevindingen van de interne accountantsafdeling stelde Barings zich op het standpunt dat het geld bespaarde door niet een apart Hoofd Settlement aan te stellen.

De fraude

In juli 1992 werd Leeson geconfronteerd met een fout van een van zijn junior administrateurs, die een koop als zijnde een verkoop had bevestigd aan een tegenpartij. Leeson corrigeerde de oorspronkelijke transactie door deze correct uit te voeren. De oorspronkelijk bedoelde order werd regulier geboekt. Tegelijkertijd moest hij de verkoop terugdraaien om uit te komen op de positie die met de oorspronkelijke order beoogd was. Leeson had echter te lang gewacht met corrigeren en de markt had zich inmiddels tegen hem bewogen. Leeson besloot om een fictieve order met terugwerkende kracht in de boeken te laten opnemen om de oorspronkelijk uitgevoerde verkoop terug te draaien. De werkelijke verliesgevende transactie om de foutieve uitvoering terug te draaien werd op rekening 88888 geboekt. Deze eerste fout leverde een schadepost op van 20.000 Engelse ponden. Het jaarsalaris van de junior administrateur betrof 4000 pond. Leeson en zijn afdeling waren onderbezet en overbelast. Leeson wilde meer ervaren administrateurs aannemen om de werklast het hoofd te bieden, maar kreeg geen toestemming van Barings. Hierdoor bleven nieuwe fouten niet uit.
Een week na deze eerste irreguliere correctie van een handelsfout volgde een tweede incident. Leeson en een van zijn handelaren op de vloer hadden een meningsverschil over de uitvoering van een order: koop of verkoop. Wederom gebruikte Leeson de 88888 rekening om deze fout te verbergen en buiten de officiële rapportages te houden. De schade kwam nergens in beeld. In een volgend incident, toen de beurs in Osaka computerproblemen had en een deel van de handel naar Singapore werd omgeleid, was het personeel van BFS bijna aan één stuk in touw om het handelsvolume te verwerken. In die periode werd BFS geconfronteerd met een fout die Barings uiteindelijk 1,7 miljoen dollar kostte. In een later stadium voerde Leeson transacties uit voor andere kantoren, waarbij hij de prijs van de uitvoering op de bevestiging aanpaste, zodat het andere kantoor een winst kon boeken. Het bijbehorende verlies werd vervolgens op rekening 88888 geboekt.
In de loop der tijd werden de verliezen zo groot, dat ze niet meer via frauduleuze of niet-bestaande transacties in het grootboek konden worden gedekt. Leeson besloot om opties te verkopen (short selling) om met de premies uit deze verkopen de verliezen op de 88888 rekening te dekken. De opties werden natuurlijk ook op die rekening geboekt. Uit de verkochte optieposities ontstonden voor Barings nieuwe verplichtingen. Uiteindelijk duurde het tot 24 februari 1995 voordat de boekingen van deze onjuiste transacties aan het licht kwamen.

Elementaire controles in de backoffice

In de vorige editie van Banking Review hebben wij de zes elementaire controles in een backoffice schematisch aangegeven. De uitgebreide lijst bestaat uit circa vijfentwintig controlepunten, maar in het kader van dit artikel beperken wij ons tot de volgende controles:

  • Functiescheiding tussen F/O en BIO.
  • Transactiebevestiging.
  • Reconciliatie van de cash accounts.
  • Reconciliatie van de settlement accounts. Afstemmen van de positie met de F/O.
  • Afstemmen van de P&L met de F/O. In het vervolg van dit artikel willen wij nagaan in hoeverre bovenstaande controles werden uitgevoerd of waar deze faalden.

Functiescheiding

Het is overduidelijk en bijna onbegrijpelijk dat de verantwoordelijkheid voor de F/O en B/O al zo snel boven het uitvoerend niveau bij elkaar kwamen. Bij een goede functiescheiding dienen de verantwoordelijkheden op een zo hoog mogelijk niveau bij elkaar te komen. Indien dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld als gevolg van de omvang van de organisatie, moet men zich serieus afvragen of men wel een F/O kan ondersteunen. Bij BFS rapporteerde het backoffice-personeel direct aan de handelaar.

Transactiebevestiging

In de documenten wordt weinig geschreven over de onregelmatigheden in de transactiebevestigingen. Maar omdat Leeson ook verantwoordelijk was voor de backoffice kon hij de formeel door de BFS uitgestuurde bevestigingen manipuleren. In principe werden de transacties wel geboekt, maar zijn een aantal transacties op de 88888 rekening geboekt die niet in de rapportages werd meegenomen. Er is echter een geval bekend waar de controle middels een transactiebevestiging niet zorgvuldig is uitgevoerd en de fraude aan het licht had kunnen brengen. In januari 1995, tijdens de jaarlijkse accountantscontrole, probeerden de accountants een verschil te verklaren van 115 miljoen Singaporese dollar, tussen het grootboek en het overzicht van de beurs van Singapore (SIMEX). Leeson heeft meerdere verklaringen voor dit verschil gegeven. Na enkele dagen circuleerden er zes verschillende versies van de oorzaak van dit verschil op het hoofdkantoor van Barings in Londen. Onderdeel van meerdere verklaringen was een niet geautoriseerde transactie. Na een aantal dagen liet Nick Leeson uiteindelijke een bevestiging zien van een transactie die het verschil zou moeten verklaren. Hij had deze vervalst en vanaf huis verstuurd. In de koptekst van de fax stond duidelijk de namen vermeld van Nick en Lisa, Leeson’s vrouw. Het overtreden van zijn handelsbevoegdheid heeft verder geen consequenties gehad en hij kreeg normaal zijn bonus uitbetaald.

Reconciliatie

De verliezen die Leeson opbouwde, waren in futures-contracten verhandeld op de SIMEX. Bij het handelen in futures dien je een margin account aan te houden, waar een saldo aangehouden dient te worden als onderpand voor de verplichtingen die voortvloeien uit de futures-positie. Indien de waarde van je futures daalt, dient geld bijgestort te worden, de margin call. Voor de margin call maakt het niet uit of je de bijbehorende positie wel of niet rapporteert aan je eigen organisatie; als de waarde daalt dient meer geld als onderpand bijgestort te worden, de margin call. Voor de margin call maakt het niet uit of je de bijbehorende positie wel of niet rapporteert aan je eigen organisatie; als de waarde daalt dient meer geld als onderpand bijgestort te worden. Op zich waren de handelsactiviteiten van Leeson overzichtelijk: hij handelde in opdracht van vier klanten, waarvan drie Barings-onderdelen in futures op de SIMEX. De backoffice van BFS boekte een deel van de stukken door naar verschillende rekeningen, maar een aantal verliesgevende transacties gingen naar de geheime 88888 rekening. Het is ons niet duidelijk waarom bij de reconciliatie tussen de opgaven van de SIMEX met de boeken van Barings niet een verschil naar voren is gekomen. Immers, een deel van de positie was geboekt op de geheime 88888 rekening.
Het is overduidelijk dat de geldreconciliatie ernstig tekort is geschoten. Leeson had grote sommen geld nodig voor de financiering van zijn handelsactiviteiten en margin-verplichtingen. Hiervoor gebruikte hij middelen van Barings Londen en Barings Tokio, namens wie Leeson handelsverplichtingen aanging. Daarnaast betaalde Barings Securities Londen, op verzoek van BFS, voorschotten voor de margin-verplichtingen aan de beurs. Opmerkelijk is dat Leeson de positie niet correct rapporteerde aan Londen, maar dat Londen wel de margeverlichtingen die uit de positie op de 88888 rekening voortvloeiden gerapporteerd kreeg. Deze informatie is echter pas na het ontdekken van de fraude gebruikt.
Al in 1993 had Londen een onverklaarbare reconciliatieverschil van tussen de 15 en 20 miljoen Engelse pond. Dit reconciliatieverschil liep verder op tot 100 miljoen pond in 1994 tot 320 miljoen pond in de eerste twee manden van 1995. In 1993 werd in Londen al het punt van de falende reconciliatie aan de orde gesteld. Leeson had grote sommen geld nodig voor de margin calls, om zijn verliezen te dekken. De voortdurende behoefte aan geld en gelijktijdig deze behoefte niet kunnen reconciliëren, was gedurende die jaren geen reden voor Londen om de betalingen aan BFS tegen te houden. Het geld bleef overgemaakt worden zonder veder onderzoek, navraag of reconciliatie. Sommige voorschoten die Leeson nodig had voor zijn positie boekte hij als lening aan klanten. De afdeling die verantwoordelijk was voor de kredietlijnen, had hiervoor kredietlijnen moeten inrichten en de benodigde documentatie op orde moeten brengen om dit soort leningen te formaliseren. Door deze afdeling werd echter geen nadere actie ondernomen.

Posities

Tegen einde van 1994 en het begin van 1995 kwamen er diverse signalen uit de markt dat er bij BFS problemen waren. Eind 1994 had Leeson posities ingenomen die tot verplichtingen van Barings hadden geleid die een totale omvang van meer dan 75 procent van Barings groepskapitaal in beslag namen. Dit werd gerapporteerd aan de Bank of Engeland in de ‘large exposure report’, maar deze, noch Barings’ senior management namen adequate stappen. Signalen uit de markt werden begin februari steeds sterker. Niet alleen had SIMEX om garantie gevraagd ten aanzien van margin verplichtingen van BFS, zelfs de Bank of International Settlements in Bazel deed in die periode navraag bij Barings. BFS ontving op 11 en 25 februari 1995 ook brieven van SIMEX waarin de informatie verstrekt door BFS in twijfel werd getrokken, mogelijke overtredingen van beursregels werd vermeld en aanvullende zekerheid werd gezocht ten aanzien van de betaling van margin verplichtingen door BFS. Barings’ management in Singapore vroeg Leeson een conceptantwoord te formuleren en heeft nagelaten de door SIMEX aangegeven problemen te onderzoeken. Uiteindelijk kwam Barings Londen er op 17 februari 1995 achter dat er een verschil was van 215 miljoen Singaporese dollar, tussen de margedeposito’s volgens de boeken en de opgave de SIMEX. Daarnaast had Leeson nog steeds geld nodig om aan zijn margeverplichtingen te voldoen. Uiteindelijk werd tussen 17 en 23 februari, de dag dat Leeson Singapore ontvluchtte, nog 460 miljoen Singaporese dollar overgemaakt.

Gevolgen

Het gevolg van het frauduleuze gedrag van Leeson was dat BFS en Barings gedurende de jaren 1992 tot 1994 goede resultaten kon presenteren, ten koste van de 88888 rekening. De verliezen op de 88888 rekening liepen op van 8,8 miljoen Singaporese dollar in september 1992, tot 373 miljoen in 1994, tot 2,2 miljard op het moment van de ineenstorting van Barings. Volgens de inspecteurs van Barings Futures waren de verliezen op de 88888 rekening tot eind januari 1995 zodanig dat Barings de fraude nog overleefd zou kunnen hebben.

Kortom, wat ging er fout?

De belangrijkste conclusies uit deze fraudezaak zijn hieronder samengevat. Elk van de genoemde conclusies zou op zichzelf, wanneer omgezet in daden, de fraude hebben kunnen voorkomen.

  • De ontbrekende functiescheiding tussen handelsactiviteiten en administratie gaf Leeson vrij spel om niet-geautoriseerde transacties uit te voeren, cijfers van bestaande transacties op te poetsen, mooie winsten te rapporteren en tegelijkertijd Barings bloot te stellen aan enorme marktrisico’s.
  • Voorschotten werden versterkt door de margin calls, maar niet achteraf gereconcilieerd met feitelijke transacties en positie. Dit gebeurde noch door BFS, noch door de andere Barings-kantoren.
  • Leeson werd nauwelijks aangestuurd (of afgeremd) in zijn activiteiten. De onduidelijke matrixstructuur binnen Barings leidde ertoe dat diverse senior-managers er vanuit gingen dat collega-managers toezicht hielden op Leeson.
  • Senior-management had onvoldoende begrip van Leeson’s activiteiten om te begrijpen dat de gerapporteerde winsten over de arbitrageactiviteiten niet realistisch waren. Het is niet realistisch te geloven dat handelsactiviteiten met een laag risico gedurende langere tijd hoge inkomsten kunnen genereren.
  • Barings in Londen bleef Leeson’s activiteiten financieren tot aan 75 procent van het groepskapitaal, zonder maatregelen te nemen om posities af te bouwen of risico’s af te dekken.
  • Barings ging niet adequaat om met signalen uit de markt dat er iets mis was. Met name de signalen van SIMEX en de BIS in januari 1995 waren ernstig genoeg om direct op te volgen. Desondanks ging Barings door met het financieren van Leeson’s activiteiten. Mogelijk was de ondergang van Barings te voorkomen geweest wanneer Leeson in januari 1995 was tegengehouden. Een groot deel van de schade ontstond in februari 1995.

De Bank of England sluit af met: “Wij hebben geconcludeerd dat het systeem van checks & balances, nodig voor juiste besturing en controle van het financiële instelling, heeft gefaald in het geval van Barings met betrekking tot BFS op een zeer ernstige wijze, op een aantal niveaus en op meer dan één locatie. Dat er lessen kunnen worden geleerd uit de ondergang is duidelijk voor ons.”

1. Zie bijvoorbeeld: Report of the Inspectors of Baring Futures (Singapore) Pte Ltd of The Bank of England report into the collapse of Barings Bank.
2 Tegen de huidige koers ongeveer 200 miljoen euro.

Bronnen:

SGR MacMillan: Report of the inspectors of Barings Futures The Bank of England report into the collapse of Barings Bank International Finance and Risk Institute: Not just one man; Barings (case study)
California State University: The collapse of Barings

—————————————————————————–

Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel door Robi Dattatreya, Managing Partner Total Solutions Europe BV en Guido Kalmijn, Consultant ABN AMRO Asset Management.

Andere artikelen